69 vergadertips: zo vergader je als een pro!

We verzamelden de 69 beste vergadertips. Zo weet je zeker dat er geen kostbare tijd verloren gaat.

Voor de tijd

Is een vergadering echt nodig of is een telefoontje of mailtje voldoende?

Indien er maandelijks vergaderd wordt: vraag aanwezigen om input. Stuur eventueel een mailtje met een herinnering.

Agendapunten

Zijn er voldoende vergaderpunten voor een vergadering?

Sorteer agendapunten op volgorde van belangrijkheid.

Niet alle agendapunten hoeven behandeld te worden. Als de belangrijkste punten maar worden meegenomen.

Welk doel streef je per punt na? Brainstormen, besluiten, informeren, voortgang monitoren, etc.

Zet de agendapunten in een mail en stuur die minimaal een dag van tevoren naar de deelnemers.

Deel de agendapunten niet op papier uit aan het begin van de vergadering, anders letten aanwezigen de eerste paar minuten niet op.

Deelnemers

Maximaal met tien personen vergaderen. 

Maak een vergadering optioneel voor deelnemers, zo blijft de vergaderspirit hoog.

Zijn er teveel mensen? Splits de vergadering uit in meer thema’s (zodat er kleine groepen zijn) of stuur een deel van de groep de notulen.

Deelnemers zijn goed voorbereid. Bepaalde documenten moeten voor de tijd al gelezen zijn.

Let op de lichaamstaal van deelnemers. Je kunt hieruit afleiden of iemand teleurgesteld, boos, verveeld of moe is.

Is iemand lang stil? Of introvert? Geef hem een podium en moedig hem/haar aan om te praten.

Is iemand lang aan het woord of extrovert? Onderbreek hem/haar op een vriendelijke manier, wanneer er te lang wordt gepraat.

Vergaderplek

Zorg dat de vergaderruimte gereserveerd is.

Evalueer jaarlijks of de vergaderplek(ken) goed zijn.

Ga extern vergaderen, zodat deelnemers uit de dagelijkse sleur worden getrokken.

Combineer vergaderen met een lunch. Zo wordt een vergadering smakelijk en gezellig afgesloten.

Overige punten

Staand vergaderen is gezonder en houdt deelnemers actief.

Vergader niet of nauwelijks in december. Punten kunnen altijd doorgeschoven naar januari.

Papierloos vergaderen? Het is goed voor het milieu, maar tref wel wat voorbereidingen.

Overigens blijkt uit onderzoek dat notuleren zonder laptop beter werkt.

Tijd

Baken de tijd af. Vergader maximaal een uur. Des te korter een vergadering duurt, des te beter.

Stel de maximale tijd per agendapunt vast.

Neem desnoods een kookwekker mee om te timen.

Begin op tijd. Is de startdatum 14:00 uur, dan wordt er ook zo laat begonnen. Ongeacht wie er ontbreekt.

Is iemand altijd te laat? Spreek een regel af: bijv. 1 euro in de pot voor een goed doel.

Als je voor de tijd bepaalt een half uur te vergaderen, dan stop je ook echt om 14:30 uur.

Loopt de vergadering uit? Vraag toestemming aan alle aanwezigen om de vergadering te rekken.

Plan je twee vergaderingen achter elkaar? Houd ook rekening met vijf minuten buffer, zodat deelnemers even koffie kunnen halen of kunnen ontspannen.

Presentatie

Geef geen Powerpoint-presentatie tijdens een vergadering.

Is er echt een presentatie nodig? Gebruik dan slides met plaatjes en zo min mogelijk tekst.

Tijdens de vergadering

Durf je mening te geven. Het is goed als je voor je punten staat, maar houd ook rekening met de meningen van anderen.

Telefoons blijven in de zak. Er wordt niet gespeeld met mobieltjes.

Schrap de rondvraag. Deelnemers mogen alleen voor de tijd punten inschieten.

Parkeer langlopende conflicterende agendapunten (of laat de voorzitter de knoop doorhakken).

Krijgen twee deelnemers ruzie? De voorzitter moet optreden. Na de vergadering vindt een conflicthanteringsgesprek plaats.

Mensen mogen eerder weg als zij niet meer nodig zijn. Zo wordt er effectief vergaderd.

Geen social small talk tijdens de vergadering. Plan daarvoor een ander ontmoetingsmoment, bijvoorbeeld een borrel.

Een voorzitter moet mensen rechtzetten, wanneer zij tijdens een vergadering voor frustratie zorgen.

Besluiten & actielijst

Besluiten worden direct in een vergadering genomen.

Aan het eind van de vergadering wordt een actielijst opgesteld.

Deze actielijst wordt direct gedeeld met alle aanwezigen.

Zorg dat één iemand verantwoordelijk is voor een punt op de lijst.

Ieder punt heeft een deadline, wanneer het geregeld moet zijn.

Spreek de persoon aan wanneer een punt na deze deadline niet is uitgevoerd.

Notulen

Notulen worden alleen genoteerd wanneer de vergadering historische waarde heeft.

De notulen worden op dezelfde dag als de vergadering opgestuurd naar de deelnemers.

Sla de notulen in de cloud op, bijvoorbeeld in Google Drive. Het is zuur als de notulen plotseling verdwijnen.

Zorg voor een gestructureerde titel, zodat alle notulen overzichtelijk boven elkaar staan. Lees ook ons artikel over notulen (inclusief handig format voor het maken van notulen).