Hoe lang duurt een vergadering?

Een vergadering duurt vaak te lang. Maar wat is de perfecte duur van een meeting? En wat moet je doen als een vergadering te lang voortkabbelt?

Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 1,5 uur. Beter is het om binnen een uur te blijven. Maximaal een uur vergaderen is een fijne vuistregel, omdat een periode van een uur makkelijk af te blocken is in agenda's. Daarnaast blijven deelnemers scherp, waardoor een vergadering effectief blijft.

Tijd is kostbaarder dan geld, aldus journalist Niels Godron van 925.nl. "Anders dan geld kun je tijd niet op de bank zetten, voor als je eens wat te kort komt. Een slechte vergadering gaat dus altijd ten koste van iets anders." Godron beweert dat het zinvoller is om tijd te besteden aan zaken die er echt toe doen, zoals het genereren van new business of quality time met familie.

Als vergaderingen te lang duren, dan moet iemand aan de bel trekken. Een goede voorzitter is in staat om structuur aan te brengen. Er moet voorkomen worden dat een vergadering een brainstorm voor toekomstige vergaderingen is. Voor de tijd moet het doel van een vergadering bekend zijn.

Op de site van De Steven staan enkele goede tips. Voorkom dat de sfeer te informeel wordt, dat mensen te laat arriveren en gebruik een vergaderwekker. Soms kan het ook fijn zijn om even uit te breken. Door extern een vergaderzaal voor een uur te reserveren, weet je zeker dat de meeting ook echt maximaal een uur duurt. Bar Beton heeft mooie vergaderzalen in Utrecht waar kleine en grote groepen van harte welkom zijn.

Overigens nog een grappige tip die per mail binnenkwam: geef je collega's 50 euro. Een interne vergadering kost per uur 10 euro. Dit betekent dat er maximaal 5 uur vergaderd kan worden per maand, daarna moeten deelnemers zelf geld bijleggen. Een vergadering moet wel heel nuttig zijn, wil een deelnemer dit doen ;-)