Notulen maken? 7 tips!

Notulen maken? 7 tips!

Goed notuleren tijdens een vergadering is een belangrijke eigenschap van de notulist. Maar hoe doe je dit? Bar Beton geeft 7 essentiële tips.

Neem geen laptop mee, maar notuleer op papier. Uit wetenschappelijk onderzoek blijkt dat een laptop afleidt, waardoor een notulist details van de vergadering op een later tijdstip minder goed herinnert.

Notuleer geen bijzaken, alleen de hoofdzaken. Schrijf kort en bondig. Bijv: 'directie gaat akkoord met offerte' of 'directie besluit om Piet te ontslaan'. Soms zijn bijzaken ook belangrijk. In het geval van Piet is het goed om te noteren waarom hij ontslagen moet worden.

Schrijf de actiepunten op en wijs de punten toe aan verschillende personen. Zorg ervoor dat de lijst met actiepunten makkelijk scanbaar is, zodat iedere aanwezige snel de betreffende actiepunten kan terugvinden.

Vergeet ook de praktische zaken niet. Hoe laat is de vergadering begonnen? Wanneer is de vergadering geëindigd? Wie was er aanwezig? Dit zijn gegevens die je over een week niet meer weet, maar die wel gebruikt kunnen worden tijdens vervolgmeetings.

Deel de notulen met alle aanwezigen. Het liefst op dezelfde dag, zodat iedereen de besproken punten nog scherp voor de geest kan halen.

Waarom het wiel opnieuw uitvinden? Op de site van Aulien.nl staat een handig format voor notulen. Dit sjabloon kan dienen als leidraad, maar je kunt het document ook inkorten. Uiteindelijk moeten de notulen bij het bedrijf passen. Als een kort lijstje met alle notulen op één A4 beter werkt dan een dik en uitgebreid document, dan is dat 'the way to go'.

Sla de notulen op in de cloud, bijvoorbeeld in Google Drive. Deel de map met anderen, zodat iedereen op een later tijdstip de notulen makkelijk kan terugvinden. Noem het document: Notulen [jaar]-[maand]-[dag]: [Onderwerp]. Bijvoorbeeld: Notulen 2016-12-24: Commissie Kerst. Op die manier worden de notulen goed gerangschikt.