Zo stel je de beste actiepunten op tijdens een vergadering
Het lijkt eenvoudig, een vergadering notuleren en actiepunten opstellen tijdens een vergadering. Maar je bent niet de enige die er moeite mee heeft. Hoe stel je de beste actiepunten op tijdens een vergadering? Met deze tips is het opstellen van actiepunten van de vergadering geen uitdaging meer.
Onduidelijke actiepunten zijn verleden tijd
Merk jij ook wel eens dat acties uit voorgaande vergaderingen veel te laat, of nog steeds niet zijn opgevolgd? Het is lastig om zicht te houden op taken die besproken zijn in meerdere vergaderingen en in meerdere notulen voorkomen. Het is de kunst om op de beste manier actiepunten samen te stellen. Dan zul je zien dat onduidelijke actiepunten verleden tijd zijn.
Tip 1: Bereid je voor op de vergadering
Het is eenvoudig gezegd, maar het is zeker waar. Als je de vergaderagenda bestudeerd weet je waar de vergadering over zal gaan en dat vergemakkelijkt het notuleren. Welke onderwerpen zijn nieuw en welke zijn terugkerend? Probeer je alvast een beeld te vormen van de onderwerpen. En welke afspraken zijn tijdens de vorige vergadering gemaakt? Die punten komen tijdens deze vergadering waarschijnlijk weer aan bod. Wil je meer weten over het goed voorbereiden van een vergadering?
Tip 2: Maak je aantekeningen op de manier die jij handig vindt
Notuleer jij het liefste met pen & papier, of gebruik jij liever je laptop of tablet? Kies wat voor jou het beste werkt. Vind jij het makkelijker om de vergadering op te nemen? Dat kan niet zomaar, vraag vooraf toestemming aan alle deelnemers. Het voordeel is dat je de vergadering daarna op een rustig moment kan uitwerken. Heb je er wel eens aan gedacht om papierloos te vergaderen?
Tip 3: Scheid hoofdzaken van bijzaken
Alles notuleren tijdens een vergadering is onmogelijk. Je kunt dat waarschijnlijk niet bijhouden. Schrijf dus alleen de hoofdzaken op. Maar wat zijn hoofdzaken? Dat zijn bijvoorbeeld besluiten, gemaakte afspraken, taakverdeling en actiepunten. Hoofdzaken kunnen ook zijn: standpunten, meningen, feiten, argumenten en voorstellen.
Tijdens een vergadering komen ook bijzaken aan bod, maar probeer je te focussen op de hoofdzaken en noteer deze nauwkeurig.
Tip 4: Topprio: besluiten en actiepunten vastleggen
Het vastleggen van besluiten, actiepunten en de taakverdeling is het meest belangrijk. Zorg dat je dit zorgvuldig doet. Dit is echt topprioriteit. Een besluit kan op twee manier worden genomen tijdens een vergadering. Het kan via stemming gebeuren of op een informele manier. Bij het vastleggen van actiepunten noteer je altijd wie, wat en wanneer.
Het opstellen van een actielijst doe je zo
-Wil je weten hoe je een duidelijk actielijst opstelt? Lees dan verder.
- Geef elk actiepunt een nummer. Op deze manier loop je makkelijk de actielijst door.
- Noteer bij elk actiepunt de datum van de huidige vergadering.
- Wat: noteer de actie die ondernomen moet worden.
- Wie: noteer de naam van de persoon die de actie gaat uitvoeren
- Wanneer: vergeet geen datum te noteren dat de actie uitgevoerd moet worden. Zonder einddatum heeft het actiepunt geen zin, want dan schuift de datum steeds op en wordt het actiepunt niet uitgevoerd.
Werk je aantekeningen rustig uit
Het uitwerken van je aantekeningen kan je op een rustig tijdstip doen. Zorg dat je de hoofdzaken hebt benoemd en je een duidelijke actielijst hebt. Lees daarna alles nog eens goed door. Begrijp je alles of heb je nog verduidelijking nodig?
Last but not least: zoek een goede vergaderlocatie
Ben jij ook verantwoordelijk voor het kiezen van een vergaderlocatie? Vergader dan eens buiten je eigen bedrijfslocatie. Wist je dat Bar Beton bijzondere vergaderlocaties in Utrecht heeft? Bij Bar Beton vergader je in inspirerende vergaderruimtes met een uitstekende bereikbaarheid en perfecte service. Bekijk eens de populairste vergaderzalen van Bar Beton. Als je vergadert, dan wil je natuurlijk genieten van lekkere koffie en een fijne lunch. Of wil je naast vergaderen ook lunchen, dineren of een borrel? Alles is mogelijk bij Bar Beton. Bekijk hier de menukaart.
Vraag een vrijblijvende offerte aan
Meer weten over vergaderen bij Bar Beton?
Er zijn genoeg redenen om te vergaderen bij Bar Beton. Ben je benieuwd naar de beschikbaarheid?