Ervaar zelf de voordelen van papierloos vergaderen
Voor vergaderingen worden vaak stapels papieren gebruikt. Deelnemers printen meestal de agenda, de vergaderpunten of de actielijst. Dat is natuurlijk niet erg milieubewust en bovendien kun je geld besparen door geen gebruik meer te maken van papier. Vergader jij al papierloos? Lees in dit blog de voordelen van papierloos vergaderen.
Hoe vergader je papierloos?
Om papierloos te vergaderen zorg je ervoor dat alle deelnemers op hun laptop of tablet beschikken over alle agenda- en vergaderstukken. Het beste is dat alle vergaderstukken in één document staan. Daarnaast werkt het het meest efficiënt als er een besluitenlijst bij zit en een actielijst voor iedere deelnemer. Zo heb je alles op één plek staan, werkt alles naadloos met elkaar samen en hoef je niet alles meer op meerdere plekken bij te houden.
Heb je al aan de privacy / veiligheid gedacht?
Hoe zit het eigenlijk met de veiligheid van papierloos vergaderen? Er wordt behoorlijk veel opgeslagen in de ‘cloud’. Toch is dat niet 100% veilig. Er bestaan tegenwoordig handige vergaderapps die een stuk veiliger zijn. Het is de moeite waard om eens uit te zoeken welke vergaderapp voor jou en je bedrijf het beste werkt.
Papierloos vergaderen is milieubewust vergaderen
Duurzaam ondernemen wordt steeds belangrijker. Met papierloos vergaderen kun je flink wat bomen besparen. Daarnaast betekent weinig prints ook minder inkt en toners. En daarmee ook minder chemische processen en afvalwater. Genoeg redenen om papierloos te gaan vergaderen.
De voordelen van papierloos vergaderen op een rij
Het is duidelijk dat papierloos vergaderen sneller, efficiënter en overzichtelijker is. Maar er zijn nog meer voordelen.
Efficiency
Papierloos vergaderen zorgt voor een grote tijdsbesparing. Deelnemers kunnen zelf vergaderstukken toevoegen en alle deelnemers hebben altijd de juiste stukken voor handen. Eindeloos printen en sorteren van vergaderstukken is verleden tijd.
Kostenbesparing
Het behoeft geen uitleg dat papierloos vergaderen zorgt voor minder papiergebruik, minder prints, minder energiekosten van de printer of kopieerapparaat en minder tijd kost om alle vergaderstukken te printen en te sorteren. Oftewel: een grote kostenbesparing.
Taken en actiepunten goed bijhouden
Het komt regelmatig voor dat de taken of actiepunten van een aantal vergaderingen geleden nog steeds niet uitgevoerd zijn. Je kunt beter grip houden op afspraken door alles digitaal vast te leggen. Je kunt acties direct toewijzen aan personen en meten wanneer die persoon er mee klaar is.
Milieubewust
In dit blog las je al eerder over het milieubewuste aspect van papierloos vergaderen. Een eerste stap in maatschappelijk verantwoord ondernemen is papierloos vergaderen.
Veiligheid
Ook hierover las je al eerder in dit blog. Je verkleint de kans op uitlekken van gevoelige informatie door alle vergaderdocumenten in een beveiligde omgeving te bewaren.
Papierloos vergaderen bij Bar Beton
Wil je op een andere plek vergaderen dan op je vertrouwde kantooromgeving? Of wil je tips om vergaderen leuk en nuttig te maken? Heb je wel eens gedacht om creatief te vergaderen om vergaderen een heel andere dimensie te geven? Bar Beton denkt graag met je mee!
Bar Beton beschikt over perfecte vergaderlocaties met uitstekende bereikbaarheid.
Meer weten?
Neem contact op met Bar Beton en informeer naar de mogelijkheden. We denken graag met je mee en we zorgen ervoor dat jouw vergadering tot in de puntjes geregeld is!