Blog

Blogs


Tips voor het goed voorbereiden van een vergadering

Weet jij eigenlijk hoeveel uren jij op jaarbasis vergadert? In veel bedrijven wordt vaak vergaderd, op dezelfde manier en zonder dat het duidelijk is dat het nut heeft en noodzakelijk is. Er valt nog een hoop te winnen op het gebied van vergaderen. En dat begint bij de voorbereiding. Een vergadering valt of staat met een goede voorbereiding. In dit blog lees je meer over het goed voorbereiden van een vergadering.

Bepaal je vergaderdoel

Vraag jezelf allereerst af of de vergadering nodig en nuttig is. Laat hem niet doorgaan als je vergadert uit gewoonte en als je verwacht dat er niks nuttigs uit de vergadering zal komen. Weet je dat de vergadering nuttig zal zijn? Dan is het zaak om je vergaderdoel te bepalen. Het doel van de vergadering moet altijd duidelijk voor ogen staan. Vergaderdoelen kunnen bijvoorbeeld zijn: het doorgeven van informatie; het verkrijgen van inzichten; het nemen van beslissingen of het oplossen van problemen.

Vergaderzaal Bar Beton

Wie nodig je uit?


Bedenk kritisch wie je wel of niet uitnodigt voor de vergadering. Aan de ene kant kunnen deelnemers waardevolle informatie geven, maar aan de andere kant kan er ook nutteloze inbreng geleverd worden en dat is tijdverspilling. Het beste is om deelnemers uit te nodigen die bij het onderwerp betrokken zijn en er een zinvolle bijdrage over kunnen geven.


Zoek een goede vergaderruimte

Onderschat het belang van een goede vergaderruimte niet. Vergaderruimtes zijn er in alle soorten en maten. Pas je vergaderruimte en de zaalindeling aan aan het doel waarom je vergadert. Bar Beton beschikt over sfeervolle vergaderruimtes met flexibele indelingsmogelijkheden. En wist je dat bij Bar Beton van alles mogelijk is? Dus niet alleen vergaderen maar ook ontbijten, brunchen, lunchen, dineren en borrelen. Ben je benieuwd naar de vergaderzalen van Bar Beton? Bekijk dan de sfeervolle vergaderzalen.

Bekijk de Bar Beton vergaderzalen

Vergaderen bij Bar Beton


Maak de agenda van te voren bekend

Het is vervelend als iemand ineens over een onderwerp begint dat niet op de agenda staat en waar niemand zich op heeft voorbereid. Zorg dat de agenda compleet is en dat deze ruim van te voren met de deelnemers gedeeld is. Zodoende kunnen de deelnemers zich goed voorbereiden op de agendapunten en kan er efficiënt vergaderd worden.

 

Denk aan gepaste kleding

Het kan voorkomen dat je niet met je team of collega’s vergadert, maar met externen. Let er op dat je in gepaste kleding aan de vergadering deelneemt. Je bent een visitekaartje van je bedrijf en bedenk in dat licht wat je met je kleding wilt uitstralen. Let er op dat je ook weer niet overdressed naar een vergadering gaat. Verdiep je eerst in de bedrijfscultuur om te weten hoe je je gaat kleden.

 Vergadering

Verdiep je in de deelnemers

Staat er een vergadering gepland met externen? Verdiep je dan vooraf in de deelnemers aan de vergadering. Bekijk de website van het bedrijf en bekijk op sociale media wie ze zijn en wat hun functie is. Hierdoor heb je alvast een beeld met wie je te maken hebt. Ook dit hoort bij een goede voorbereiding van een vergadering.


Vergaderen bij Bar Beton

Vergaderen bij Bar Beton betekent ontmoeten. Bar Beton is overal in Utrecht, beschikt over zalen met karakter, heeft een perfecte bereikbaarheid, restaurants met stijl en geen groep is te groot. Bar Beton zorgt dat alles voor jouw vergadering tot in de puntjes geregeld is.

Vraag een vrijblijvende offerte aan