Welke vergaderopstelling kies je? Zes opstellingen op een rij

Begin bij de vraag: wat wil je dat je groep doet?

Kies je opstelling niet op het aantal stoelen, maar op het doel van je bijeenkomst. Moet je groep vooral luisteren? Dan wil je dat iedereen het scherm goed ziet. Moet je groep vooral praten? Dan wil je dat mensen elkaar aankijken. Wissel je die twee af? Kies dan een opstelling die beide toelaat.

Let ook op de capaciteit. Een zaal voor 60 personen in theateropstelling biedt in U-vorm vaak plek aan de helft. Daarom staat op elke zaalpagina van Bar Beton de capaciteit per opstelling.

1. Theateropstelling: voor presentaties en congressen

Bij een theateropstelling staan de stoelen in rijen, gericht op het podium of scherm. Er staan geen tafels. Zo passen er de meeste mensen in een zaal. Kies deze opstelling voor een presentatie, een lezing of een congres waarbij je groep vooral luistert.

Het nadeel: aantekeningen maken is lastig en je groep praat weinig met elkaar. Plan dus een pauze of break-out als je ook wilt dat mensen in gesprek gaan.

Voorbeeld: in Zaal 2 A in Utrecht Rijnsweerd zitten 200 mensen in theateropstelling. In de Stationszaal op Amersfoort Centraal zijn dat er 90.

2. Cabaretopstelling: luisteren én samenwerken

Bij een cabaretopstelling zit je groep aan ronde of rechthoekige tafels. De kant naar het scherm blijft open, zodat iedereen naar voren kijkt. Zo combineer je een presentatie met werken in kleine groepjes, zonder de zaal om te bouwen.

Kies cabaret voor een training, een workshop of een heidag met plenaire delen. Je hebt wel meer ruimte nodig dan bij theater.

Voorbeeld: Zaal 3 B in Utrecht Rijnsweerd biedt plek aan 64 mensen in cabaretopstelling.

3. U-opstelling: overleg met een presentatie

Bij een U-opstelling staan de tafels in de vorm van een U, met de open kant naar het scherm. Iedereen ziet elkaar én de presentatie. De spreker kan de U in lopen en staat zo dicht bij de groep.

Kies de U-vorm voor een training of een overleg met een presentatie, voor groepen tot ongeveer 30 personen. Daarboven wordt de U zo groot dat mensen elkaar niet meer goed horen.

Voorbeeld: in Zaal 7 op Den Haag Centraal zitten 26 mensen in U-opstelling.

4. Carré: het gesprek staat centraal

Bij een carré zit je groep rondom een gesloten tafel, of rond een aantal tafels die samen een vierkant vormen. Er is geen hoofd van de tafel en iedereen kijkt elkaar aan. Dat werkt goed voor een directieoverleg, een MT-vergadering of een onderhandeling.

Voorbeeld: Zaal 3 A in Utrecht Rijnsweerd heeft een ovale tafel voor 26 personen. Voor een kleinere groep is er Zaal 1 op Den Haag Centraal, met een ovale tafel voor 12.

5. Kring: voor open gesprekken

Bij een kring staan alleen stoelen in een cirkel, zonder tafels. Er is geen scherm dat de aandacht trekt; het gaat om het gesprek. Kies een kring voor een intervisie, een reflectiemoment of een opening van de dag waarbij iedereen iets zegt.

Een kring voelt open, maar ook kwetsbaar. Niet iedere groep is daar meteen klaar voor. Begin eventueel aan tafel en schuif later door naar de kring.

Voorbeeld: in de Stationszaal op Amersfoort Centraal zitten tot 60 mensen in een kring.

6. Receptie: staand ontvangen en netwerken

Bij een receptie staan er geen of weinig stoelen, en hooguit een paar statafels. Mensen lopen rond en spreken elkaar. Kies deze opstelling voor een borrel, een netwerkbijeenkomst, een productlancering of de afsluiting van een congres.

Voorbeeld: in de Huiskamer op Den Haag Centraal ontvang je 200 gasten bij een receptie, met een eigen bar in de ruimte.

Wissel gerust van opstelling

Je hoeft niet de hele dag in dezelfde opstelling te zitten. Begin 's ochtends in theater voor de plenaire aftrap. Werk na de lunch in cabaret of in kleinere zalen verder. Sluit af met een receptie. Wij bouwen de zaal tijdens de pauze om, of zetten een tweede ruimte voor je klaar.

Twijfel je welke opstelling past?

Vertel ons hoeveel mensen je verwacht en wat je wilt bereiken. Wij adviseren je over de zaal en de opstelling. Bekijk onze locaties en zalen of neem contact met ons op via 085 888 2211.

Have a nice meeting!