Heidag organiseren: zo maak je er een dag van die iets oplevert
Een heidag is een dag buiten de deur waarop je team samen vooruitkijkt. Geen mail, geen losse overleggen, wel tijd voor de grote vragen. Maar een heidag levert alleen iets op als je hem goed voorbereidt. Met dit stappenplan zet je hem goed neer.
Wat is een heidag?
Een heidag, of heisessie, is een dag waarop een team of directie de dagelijkse drukte even achter zich laat. Je werkt aan onderwerpen waar je normaal niet aan toekomt: strategie, samenwerking, plannen voor het komende jaar. De naam komt van de gewoonte om zo'n dag op de hei te houden, ver weg van kantoor.
Die afstand is nog steeds het idee. Maar ver weg hoeft niet: het gaat erom dat je team niet op de eigen werkplek zit.
Stap 1. Bepaal het doel
Begin met één vraag: wat moet er aan het eind van de dag liggen? Een gedeelde strategie, drie prioriteiten voor volgend jaar, of betere afspraken over samenwerken? Kies liever één hoofddoel dan vijf halve. Het doel bepaalt het programma, de werkvormen en zelfs de zaal.
Stap 2. Kies wie er meedoet
Nodig de mensen uit die nodig zijn voor het doel, en niet meer. Een heidag met twintig mensen vraagt een andere aanpak dan een sessie met zes. Overweeg ook een externe begeleider. Die bewaakt het proces, zodat jij als leidinggevende gewoon mee kunt doen.
Stap 3. Bereid inhoudelijk voor
Stuur vooraf een korte vraag of opdracht rond. Bijvoorbeeld: "Wat is voor jou het belangrijkste onderwerp voor volgend jaar?" Zo begint iedereen met een eigen inbreng en start de dag niet bij nul. Houd de voorbereiding klein; niemand leest een document van twintig pagina's.
Stap 4. Maak een programma met afwisseling
Een goede heidag wisselt plenair en in kleine groepen af, en denken en doen. Plan niet te vol. De beste gesprekken ontstaan vaak in de pauze. Een voorbeeld van een programma:
09.00 Ontvangst met koffie
09.30 Opening en doel van de dag, met een korte warming-up
10.00 Terugblik: wat ging goed, wat kan beter?
11.00 Pauze
11.15 In groepjes aan de slag met het hoofdonderwerp
12.30 Lunch
13.30 Groepjes presenteren; samen kiezen
15.00 Pauze of korte wandeling
15.30 Van keuze naar actie: wie doet wat, en wanneer?
16.30 Afsluiting en borrel
Stap 5. Kies de juiste locatie
De locatie maakt of breekt een heidag. Let op deze punten:
Bereikbaarheid. Een team dat eerst een uur in de file staat, begint moe aan de dag. Een locatie op het station scheelt reistijd voor iedereen.
Ruimte om te wisselen. Een zaal die je snel anders indeelt, of een extra ruimte voor break-outs. Lees ook welke vergaderopstelling je kiest.
Daglicht en rust. Een hele dag denken gaat beter in een lichte ruimte waar niemand doorheen loopt.
Goed eten. Een lichte lunch houdt de middag scherp. Een borrel na afloop sluit de dag goed af.
Stap 6. Zorg voor opvolging
De grootste valkuil van een heidag: na afloop gebeurt er niets mee. Leg aan het eind vast wie wat doet, en wanneer. Stuur binnen een week een korte samenvatting rond. En plan een moment, bijvoorbeeld na drie maanden, om te kijken wat ervan terecht is gekomen.
Een heidag bij Bar Beton
Bij Bar Beton organiseer je je heidag op het station of vlak langs de snelweg. Op Utrecht Centraal kies je uit elf zalen, direct op het drukste knooppunt van het land. In Utrecht Rijnsweerd vergader je in het voormalige provinciehuis, met parkeerplaatsen voor de deur en een restaurant in de oude Statenzaal. Ook op Amersfoort Centraal, Den Haag Centraal en Rotterdam Centraal ben je welkom.
Wij regelen de zaal, de techniek, de lunch en de borrel. Jij focust op de inhoud. Neem contact met ons op via 085 888 2211; dan denken we mee over de zaal en het programma.
Have a nice meeting!