Wel of niet vergaderen op afstand?

Horen jullie mij?

De techniek kan een grote spelbreker zijn. Bij een online meeting ben je volledig afhankelijk van techniek, en niet alleen van de tool die je gebruikt. Jij hebt misschien een goede laptop, maar je collega's of gesprekspartners niet per se. En dan is er nog de internetverbinding. Zit het tegen, dan hoort een van de deelnemers alles drie seconden later dan jij. Een slechte verbinding maakt een overleg al snel inefficiënt.

"Sorry, je viel even weg. Kun je dat laatste herhalen?"
"Eh, oké. Tot waar hebben jullie me gehoord?"

Zo ben je een paar minuten verder, iedereen is afgeleid en met een beetje pech is Jan al zes minuten geleden uit de meeting gevallen.

Ook op afstand komen mensen te laat

Ook bij gewone vergaderingen komt er altijd wel iemand te laat. Maar online voelt het wachten nog nuttelozer. Small talk werkt nu eenmaal beter als je in dezelfde ruimte zit. En terwijl je wacht, lopen anderen nog even weg voor een kop koffie.

"Sorry dat ik te laat ben! We kunnen starten."
"Kan gebeuren, Bas. We wachten nu op John; die is even naar het toilet."

Sorry, wat zei je?

Nee, ga jij eerst maar! Online onderbreken mensen elkaar nog vaker dan aan de telefoon. Er zijn altijd deelnemers die direct willen reageren. Doen twee of drie mensen dat tegelijk, dan ontstaat een stilte waarin kostbare tijd wegloopt.

Omdat je elkaar niet aankijkt, is niet duidelijk wie het woord neemt. Is iedereen even stil om het gesprek een kans te geven? Dan beginnen er daarna weer drie mensen tegelijk. Gratis tip: laat elkaar online altijd uitpraten.

Afhankelijk van de internetverbinding

Daar is hij weer: de internetverbinding. Een trage verbinding zorgt voor haperend geluid, en dan wordt een goed gesprek onmogelijk. Denk aan een live radiogesprek met een correspondent ver weg. De verbinding wordt een paar keer hersteld, maar uiteindelijk gaat de presentator door naar het volgende onderwerp.

Een slechte verbinding zorgt er ook voor dat een collega alles net later hoort. Precies wanneer jij na een adempauze verdergaat, onderbreekt hij je vanaf honderd kilometer afstand. De volgende stilte ligt op de loer.

Samen in één ruimte: minder afleiding

Als je fysiek aanwezig bent, let je beter op. Zit de spreker in dezelfde ruimte, dan luister je vaak beter en raak je minder snel afgeleid.

Online is de kans groter dat deelnemers hun aandacht verliezen. Je gedachten dwalen af naar het weekend. Je hoort de stem van de spreker nog wel, maar niet meer wat hij zegt.

Als spreker is je stem online het enige middel om je publiek vast te houden. Spreek dus levendig, let op je intonatie en vermijd een monotoon verhaal. Als luisteraar heb je juist meer discipline nodig om je aandacht erbij te houden.

Een groot deel van communicatie is non-verbaal

Hoeveel procent van onze communicatie non-verbaal is, daarover verschillen de meningen. Maar het is in elk geval een groot deel. Sommige wetenschappers noemen zo'n 50 procent; in andere situaties kan het oplopen tot ruim 90 procent.

Een boodschap bestaat dus niet alleen uit woorden. Houding, mimiek, gebaren en intonatie bepalen voor een groot deel hoe een standpunt overkomt. Online mis je daar veel van. Ook met video komt een boodschap anders over dan wanneer iemand tegenover je zit, en niet door een blikkerig laptopspeakertje praat.

Tot slot kun je elkaar online niet echt aankijken of de hand schudden. Juist oogcontact zorgt voor vertrouwen en overtuigingskracht. Zonder beeld staren luisteraars in de verte of naar hun lege koffiekop. Met beeld kijken ze makkelijk even weg; in dezelfde ruimte zou dat onbeleefd zijn, maar in een videocall valt het nauwelijks op.

Ook als spreker mis je iets. Een instemmend knikje of oogcontact bevestigt je in je verhaal en geeft je zelfvertrouwen. Een betoog dat in het echt overtuigt, kan richting een webcam zomaar vlak blijven.

Volgende vergadering weer samen?

Wil je bij je volgende vergadering weer met z'n allen in dezelfde ruimte zitten? Bar Beton heeft vergaderzalen op vijf centrale locaties, waarvan vier direct op het station. Zo is de reis voor iedereen kort, waar in Nederland je deelnemers ook vandaan komen. Moet toch iemand online aanschuiven? Op onze locaties kun je ook hybride vergaderen. Meer weten? Neem gerust contact met ons op via 085 888 2211.