Maak vergaderen leuk en blijf bij de les

Uit onderzoek blijkt dat een groot deel van de medewerkers vergaderen tijdverspilling vindt. We snappen het ook wel. Een lange monoloog van George van Finance kan op de vroege ochtend zwaar zijn. Het miezert buiten, de thee is warm en je weekend was druk: je ogen vallen bijna dicht. Maar het kan echt anders.

Door je actief op te stellen, goed te luisteren en in te haken op onderwerpen blijf je alert en gefocust.

Bereid je voor en weet wat je wilt zeggen

Elke vergadering heeft een agenda, dus je weet vooraf wat er besproken wordt. Zorg dat je die agenda en het doel van de meeting kent. Bedenk van tevoren wat jouw inbreng per onderwerp is en hoe je die brengt.

Wat vind jij van die nieuwe investering, of van dat nieuwe product? Wat is jouw visie op wat er besproken wordt? Weet je wat je wilt zeggen, dan blijf je scherp op alles wat anderen zeggen. En je houdt een goed gevoel over aan je eigen bijdrage. Pas op: vergaderen kan zomaar leuk worden!

Kies een goede plek

Zie of hoor je de sprekers maar half, dan dwaalt je aandacht al snel af naar de wedstrijd van vorig weekend. Wil je iets opsteken of je mening goed delen? Kies dan een plek waar je iedereen goed ziet en hoort. Zo blijf je betrokken.

Leg je telefoon weg en je pen neer. Dan ga je er niet mee spelen. Wil je notities maken, dan ligt je pen gewoon binnen handbereik.

Denk aan je houding en kleding

Kruip niet weg in een dikke trui en zak niet onderuit. Kies kleding waarin je je energiek voelt. Ga rechtop zitten en neem een open houding aan. Leun een beetje naar voren in plaats van achterover met je armen over elkaar. Zo laat je zien dat je luistert en blijf je zelf alerter.

Kijk actief naar de spreker

Aandacht is alles. Actief kijken en luisteren houdt je alert en voorkomt dat je gedachten afdwalen. Sprekers merken ook graag dat hun publiek luistert. Maak dus oogcontact en knik af en toe instemmend, als je het meent. Stel vragen als daar ruimte voor is. De spreker waardeert het en jij blijft bij de les.

Bemoei je ook met het onderwerp: je hebt vooraf bedacht wat je wilt inbrengen. Let op tegenstrijdigheden of punten waar je het niet mee eens bent. Laat mensen wel uitpraten. Direct inhaken is bot en je mist dan wat er verder gezegd wordt. Toch zit het in onze aard, omdat ons hoofd sneller gaat dan onze mond. Een aandachtspunt dus.

Wacht rustig een goed moment af, bijvoorbeeld een duidelijke pauze. Door te luisteren en actief mee te sturen, laat je zien dat je oplet. En het gesprek wordt voor jou ook leuker.

Luisteren is ook kijken

Wil je echt begrijpen wat iemand zegt? Let dan ook op houding, gezichtsuitdrukking en gebaren. Non-verbale communicatie is een groot deel van de boodschap. Let ook op stemvolume en intonatie. Merk je irritatie of andere emoties?

Kijk naar de spreker, dan hoor en begrijp je beter wat er gezegd wordt.

Vat het standpunt van de ander samen

Reageer je op wat iemand zei? Check dan eerst of je het goed hebt begrepen. Vat het in je eigen woorden samen. Zo laat je zien dat je de ander begrijpt, en je onthoudt het standpunt later beter. Schrijf je samenvatting eventueel op; je weet nooit hoe het in de notulen komt.

Neem het woord en maak je punt

Je bent goed voorbereid en weet wat je wilt zeggen. Deel je mening dan ook vroeg in de discussie. Komt jouw onderwerp aan bod? Wacht een geschikt moment af, maar wacht niet te lang. Anders verzandt de discussie voordat jij je punt hebt gemaakt.

Let ook bij je eigen inbreng op houding, intonatie en gebaren. Als goede luisteraar weet je inmiddels hoeveel het publiek daaraan hecht.

Breng het in de praktijk

Plan je volgende vergadering en probeer deze tips uit. Je zult zien dat vergaderen leuk kan zijn. Overweeg ook eens een externe locatie; een nieuwe omgeving geeft energie. Bar Beton heeft vergaderzalen op vijf centrale locaties in Utrecht, Amersfoort, Den Haag en Rotterdam.

Neem contact met ons op of bel ons gerust op 085 888 2211. We vertellen je graag over de mogelijkheden.