Hoe lang duurt een vergadering?
Een vergadering duurt vaak te lang. Maar hoe lang mag een meeting eigenlijk duren? En wat doe je als een vergadering blijft voortkabbelen? Dit is onze vuistregel, plus tips om het kort te houden.
Hoe lang mag een vergadering duren?
Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan anderhalf uur. Beter nog: blijf binnen een uur. Een uur is een handige vuistregel, omdat je dat makkelijk in ieders agenda blokt. En deelnemers blijven een uur lang scherp; daarna zakt de aandacht snel weg.
Heb je echt meer tijd nodig, bijvoorbeeld voor een strategiesessie of een training? Plan dan een pauze na elk uur. Zo houd je ook een lange sessie effectief.
Tijd is kostbaar
Tijd kun je niet sparen. Een slechte vergadering gaat dus altijd ten koste van iets anders: werk dat blijft liggen, een klant die moet wachten of tijd met je gezin. Reken maar eens uit wat een uur vergaderen met tien collega's kost. Dan kijk je vanzelf kritischer naar de agenda.
Zo houd je een vergadering kort
Maak het doel vooraf duidelijk. Iedereen weet waarom hij er zit en wat er aan het eind moet liggen.
Zorg voor een goede voorzitter. Die brengt structuur aan en grijpt in als het gesprek afdwaalt. Een vergadering is geen brainstorm over toekomstige vergaderingen.
Begin op tijd. Wachten op laatkomers kost de hele groep tijd.
Houd de sfeer zakelijk. Een praatje vooraf is prima, maar laat het niet de vergadering overnemen.
Gebruik een timer. Geef elk agendapunt een vaste tijd en houd je daaraan.
Vergader eens buiten de deur
Soms helpt het om even uit te breken. Reserveer je extern een vergaderzaal voor een uur, dan weet je zeker dat de meeting ook echt maximaal een uur duurt. Een andere omgeving scherpt bovendien de aandacht. Bar Beton heeft vergaderzalen op vijf centrale locaties, waarvan vier direct op het station. Kleine en grote groepen zijn van harte welkom.
Nog een tip die ons ooit werd gemaild
Geef je collega's elke maand 50 euro vergaderbudget. Een interne vergadering kost 10 euro per uur. Dan kan iedereen dus maximaal vijf uur per maand vergaderen; daarna betalen deelnemers zelf bij. Een vergadering moet dan wel heel nuttig zijn om er zelf geld aan uit te geven.
Have a nice meeting!