Blog

Blogs

5 tips voor hybride en online vergaderen

Hybride vergaderen of online vergaderen is tegenwoordig niet meer weg te denken. In deze tijd is het zelfs bijna de norm. Hybride of online vergaderen kan echter nog weleens moeilijkheden met zich mee brengen. Om dit te voorkomen en jou op weg te helpen, delen wij de voordelen van (deels) online vergaderen én 5 tips voor jouw online of hybride vergadering!

Vergaderen bij Bar Beton

De voordelen van hybride vergaderen

Ondanks het feit dat hybride of online vergaderingen niet altijd als fijn worden ervaren, brengt het écht voordelen met zich mee! Een hybride of online vergadering is namelijk zeer gemakkelijk op te zetten en het grootste voordeel is: het kan overal! Omdat niet iedereen in dezelfde vergaderruimte aanwezig hoeft te zijn, is er minder reistijd. Hierdoor zijn de vergaderingen ook makkelijker in te plannen in ieders agenda. Er zijn wel een aantal punten om rekening mee te houden. Lees onze tips en maak jouw hybride vergadering tot een succes. 

5 tips voor hybride vergaderen

1. Voorbereiding is key

De eerste tip voor online vergaderen: een goede voorbereiding is key! Zorg dat je van te voren een link naar de meeting hebt die je met je collega’s of klanten kunt delen. Zo is iedereen op de hoogte wanneer de vergadering plaatsvindt, via welke technologie de online vergadering wordt gehouden en wie er aanwezig is op de vergadering. Bij voorkeur stuur je gelijk een duidelijke opsomming van de agendapunten mee, zodat iedereen zich goed kan voorbereiden op de meeting. Een goed begin is het halve werk!

2. Welke technologie gebruik je?

Als je weet welke technologie je gaat gebruiken, is het verstandig om je even kort in te lezen! Zo werkt vergaderen via Microsoft Teams net wat anders dan vergaderen via Zoom, en ook Google Meet is weer een technologie op zich. De kostbare tijd van de vergadering wil je natuurlijk niet verspillen, dus zorg dat je van te voren weet hoe het werkt.

5 tips voor hybride vergaderen

3. Goede internetverbinding, beeld en microfoon

“Je internet valt weg”, “je beeld staat stil” en “je microfoon kraakt”... Hoe vaak hebben we deze zinnen wel niet gehoord de afgelopen jaren? Deelnemen aan een hybride of online vergadering is zo makkelijk nog niet! Je internetverbinding moet stabiel zijn, het is fijn een heldere camera te hebben en zeker je geluid is cruciaal tijdens zo’n (deels) online vergadering of presentatie. 

Heb je een belangrijke hybride vergadering en beschik je niet over bovenstaande factoren? Bar Beton to the rescue! Inmiddels hebben wij een bak aan ervaring opgedaan op het gebied van online vergaderingen en presentaties. Door gastvrijheid te combineren met ervaren, betrouwbare technici, zorgen we voor een soepel verlopend digitaal evenement. Van een eenvoudige livestream tot interactief congres vanuit onze tot studio omgebouwde zaal, we regelen het! Op onze vestigingen Utrecht Centraal, Amersfoort Centraal en Utrecht Rijnsweerd kunnen we jouw digitale event tot een succes maken.

> Bekijk de mogelijkheden

4. Rustige omgeving

Nu we vaak thuis aan het werk zijn, is het lastig om een rustig plekje te vinden. Je wordt gestoord door je partner, je kind begint te huilen of de hond blaft zodra de bel gaat… Allemaal afleiding die je vergadering niet ten goede komt! 

Hoe lekker is het om een plekje voor jezelf te hebben waar je in alle rust (online) kunt overleggen met je collega’s. We got you covered. In een van onze 15 vergaderzalen in Utrecht of Amersfoort kun je vergaderen in een mooie ruimte zonder gestoord te worden. En naast de huur van een ruimte is er van alles mogelijk: je kan bij ons namelijk ook ontbijten, lunchen, brunchen, dineren of borrelen. Eigenlijk kan je bij ons alles wat je maar wilt: wij zorgen dat het geregeld is.

> Bekijk de zalen

5 tips voor hybride vergaderen

5. Zorg voor duidelijke aantekeningen

Dat jij lekker rustig bij Bar Beton zit met een uitstekende internetverbinding zonder afleiding, betekent natuurlijk niet dat je collega’s ook die luxe hebben! Zorg dat er iemand tijdens de online vergadering wordt aangewezen als notulist. Zo voorkom je dat mensen met bijvoorbeeld een instabiele internetverbinding dingen missen. Op deze manier blijft iedereen betrokken en op de hoogte van wat er speelt. 

Vergaderen bij Bar Beton

Ben je door bovenstaande tips voor online vergaderen overtuigd om eens bij Bar Beton te vergaderen? Onze vergaderruimtes op Utrecht Centraal, Utrecht Rijnsweerd en Amersfoort centraal zijn centraal gelegen en uitstekend bereikbaar. Meer weten? Neem gerust contact met ons op of bel 030 - 20 80 999.