Wel of niet vergaderen op afstand?

Het is erg gemakkelijk. Kan overal. Is beter in te plannen in ieders agenda. Kost minder reistijd, omdat je niet allemaal in dezelfde ruimte hoeft te zijn. En is daarmee ook nog eens duurzaam te noemen. Waar zou je eigenlijk níét vergaderen op afstand? Wij zetten een aantal nadelen voor je op een rijtje! 

Kunnen jullie mij horen?

Wel of niet vergaderen op afstand: enkele nadelen op een rijtje 
Het is erg gemakkelijk. Kan overal. Is beter in te plannen in ieders agenda. Kost minder reistijd, omdat je niet allemaal in dezelfde ruimte hoeft te zijn. En is daarmee ook nog eens duurzaam te noemen. Waar zou je eigenlijk níét vergaderen op afstand? Wij zetten een aantal nadelen voor je op een rijtje! 

Horen jullie mij?

Een grote deal breaker kan de techniek zijn. Met een conference call ben je volledig afhankelijk van de techniek. En helaas niet alleen van de vergadertool die je gebruikt. Je mag dan zelf wel een top-of-the-bill laptop hebben, je collega’s of gespreksgenoten hebben dat misschien niet. En wat te denken van de internetverbinding? Als het tegenzit, hoort een van de deelnemers alles drie seconden later dan jij. Dat zijn best wat variabelen al met al… 
Een slechte verbinding kan daarmee een zeer inefficiënt overleg opleveren. 

“Sorry, je viel even weg… kun je dat laatste even herhalen?” 
“Eeeh, ok. Tot waar hebben jullie mij gehoord…?” 

Je bent zo weer een paar minuten verder, iedereen is afgeleid en met een beetje pech blijkt dat de techniek Jan al zes minuten geleden uit de vergadering heeft geknikkerd.

Ook op afstand komen mensen te laat

Toegegeven, ook met reguliere overleggen en vergaderingen heb je steevast mensen die te laat komen. Maar met vergaderen of afstand lijkt het gevoel van zinloosheid exponentieel toe te nemen wanneer je moet wachten. Small talk lijkt toch alleen te werken als je daadwerkelijk in dezelfde ruimte bent. Gevaarlijk wordt het wanneer andere deelnemers denken nog even snel naar de wc te kunnen gaan of nog een extra kopje koffie willen scoren. 

“Sorry dat ik te laat ben! We kunnen starten.”
“Kan gebeuren, Bas. We wachten nu op John, die is nog even naar het toilet gegaan.”

Sorry, wat zei je?

Nee, ga jij eerst maar! Waar je elkaar met een een-op-een-telefoontje al wel eens onderbreekt, kan dat met op afstand vergaderen nog veel vaker voorkomen. Enerzijds omdat er altijd mensen zijn die direct ergens op willen inhakken. Doen twee of drie mensen dat min of meer tegelijkertijd, dan ontstaat er direct een vergadervacuüm waarin waardevolle tijd weglekt.

Omdat je elkaar niet aan kunt kijken, is niet duidelijk wie er precies sprak of wie nu het woord neemt. Is iedereen even stil om het gesprek weer een kans te geven? Zul je altijd zien dat er vervolgens weer drie man tegelijk begint te praten. Gratis tip: laat elkaar bij vergaderen op afstand dus altijd uitpraten.

Afhankelijk van internetverbinding

En daar is ie weer: de internetverbinding. Een trage verbinding kan zorgen voor haperend geluid. Dit maakt een fatsoenlijk gesprek werkelijk onmogelijk. Denk maar eens aan live radiogesprekken met een correspondent in the middle of nowhere. Ze proberen de verbinding een aantal keer te herstellen, maar aan het eind van de rit gaan ze over op het volgende onderwerp. 

Een slechte verbinding kan er zoals gezegd ook voor zorgen dat jouw collega alles net even wat later hoort dan jij en andere collega’s verderop. Precies wanneer jij na een flinke adempauze de draad van jouw betoog weer oppakt, onderbreekt jouw collega honderd kilometer verderop je met een intelligent visioen: een nieuw vergadervacuüm ligt op de loer!

Face-to-face meeting: minder kans op afleiding

Fysieke aanwezigheid dwingt deelnemers tot op zekere hoogte op te letten. Als iemand die spreekt in dezelfde ruimte is, luister je vaak beter en raak je minder snel afgeleid door randzaken.

Vergaderen op afstand heeft het risico in zich dat deelnemers minder goed geconcentreerd zijn op wat er gezegd wordt. De kans bestaat dat bij jou als luisteraar de gedachten langzaam afdwalen naar het weekend, tot het punt dat je de stem van de spreker wel waarneemt, maar niet daadwerkelijk hoort wat er gezegd wordt. 

Als spreker is jouw stem bij vergaderen op afstand het enige middel waarmee je het publiek kunt vasthouden. Het is dus verstandig om daar bij het maken van een punt rekening mee te houden. Spreek levendig, denk aan je intonatie en verzand niet in een monotoon verhaal. Als luisteraar dien je aan de andere kant meer discipline te hebben om je aandacht erbij te houden. Stay focused!

Meer dan 50% van alle communicatie is non-verbaal

De meningen lopen uiteen over hoeveel procent van onze communicatie nu daadwerkelijk non-verbaal is, maar een ding is zeker: het is een heel groot deel. Zo zijn er wetenschappers die stellen dat het in sommige situaties zo’n 50 procent is, in andere situaties kan het toenemen tot wel ruim 90%!

Een boodschap bestaat dus zeker niet alleen uit woorden. Iemands lichaamshouding, mimiek, gebaren en intonatie dragen voor een groot deel bij aan een standpunt of betoog. Wanneer je op afstand vergadert, mis je dergelijke communicatie voor het grootste deel. Daarmee kan een boodschap totaal anders overkomen dan wanneer je in dezelfde ruimte zou zijn. Natuurlijk, je kunt contact hebben via een videocall, maar wanneer iemand in dezelfde ruimte is en niet te horen is via een blikkerig klinkend laptopspeakertje, heeft dat toch invloed op de boodschap.

En tot slot: je kunt elkaar niet aankijken of simpelweg de hand schudden bij een conference call. Dat is een logisch gevolg van niet in dezelfde ruimte zijn, maar het zijn wel punten die belangrijk zijn in menselijke communicatie. Wanneer je elkaar aankijkt tijdens een gesprek, kan onder andere een bepaalde mate van onderling vertrouwen of overtuigingskracht ontstaan. Dit mis je bij vergaderen op afstand. Zo kunnen luisteraars simpelweg in de verte staren als er geen beeldverbinding is. Of naar hun inmiddels lege kop koffie. Wanneer er wel beeld is, kunnen luisteraars simpelweg wegkijken. In elkaars aanwezigheid is dit natuurlijk volkomen ongepast en ontzettend onbeleefd, maar tijdens een videocall valt dit veel minder op.

Als spreker mis je ook je het gevoel van eigen overtuigingskracht wanneer je een betoog houdt richting het oog van een webcam… Oogcontact of een simpel instemmend knikje van een luisteraar kan jou bevestigen in je verhaallijn en een gevoel van zelfverzekerdheid geven. Een in potentie vlammend betoog in real life kan op afstand om die reden eindigen een matig waakvlammetje.

Volgende vergadering in dezelfde ruimte?

Zijn de nadelen van vergaderen op afstand voor jou te groot en wil je tijdens de volgende vergadering toch allemaal fysiek aanwezig zijn in dezelfde ruimte? Misschien is een van onze vergaderruimtes in onze centraal in het land gelegen kantoren in Utrecht een optie. Wil je iets bespreken met personen die geregeld in alle uithoeken van Nederland te vinden zijn? Dan is Utrecht de place to be! Bar Beton biedt diverse vergaderzalen voor uiteenlopende groepen. Meer weten? Neem gerust contact met ons op via  085 - 888 22 11.