Hoe maak ik efficiënt goede en bruikbare notulen?

“Kan er iemand notuleren?” Hoewel je bij voorkeur vooraf weet wie er notuleert bij een vergadering, is dit – helaas – toch een veelgehoorde vraag bij de start van een vergadering. Het maken van goede en bruikbare aantekeningen is vaak een ondergeschoven kindje. En dat terwijl notulen ontzettend belangrijk en zeer handig zijn! Daarom geven wij antwoord op prangende vragen en leggen we uit hoe je efficiënt, bruikbare notulen maakt.

Wat zijn notulen en waarom maak ik ze?

Notulen zijn niets meer en niets minder dan aantekeningen van een vergadering of bijeenkomst. Ze dienen als samenvattend verslag voor zowel de mensen die aanwezig als afwezig waren. Ook vormen ze als naslagwerk een houvast voor de betrokkenen. In notulen is er namelijk duidelijk vastgelegd wat er is afgesproken en wie vervolgens welke taak moet uitvoeren. 

Maak ik notulen op mijn laptop of met pen en papier?

Daar verschillen de meningen over. Waar de een zegt sneller te kunnen typen dan schrijven, stelt de ander dat een schrijver met pen beter bij de les blijft. Er zijn onderzoeken die concluderen dat gebruikers van een laptop later minder details herinneren.

Verder is het best voor te stellen dat een alert, van bijvoorbeeld een inkomend mailtje, als notulist erg afleidt. Daarnaast kan het tikken van het toetsenbord anderen deelnemers afleiden. Aan de andere kant zul je maar net je kladblokje kwijtraken in de trein. Wij vinden dat je eigenlijk vooral moet doen wat je zelf prettig vindt werken en wat past bij jouw werksituatie. 

Bereid je voor en stel gerust vragen

Het is handig om van tevoren op de hoogte te zijn van de agenda van de bespreking. Dit helpt enorm bij het begrijpen van wat er gezegd wordt. Gebruik de volgorde van de agenda in de notulen en groepeer eventueel de onderwerpen. 

Kies verder een goede plek in de zaal, zodat je iedereen goed kunt verstaan en zien. Heb je iemand niet goed kunnen verstaan of is iemands standpunt niet duidelijk? Vraag gerust of iemand het nogmaals kan herhalen of vraag om de bevestiging van jouw interpretatie. 

Wat schrijf ik op en wat niet

Notulen zijn absoluut geen transcript van de vergadering. Probeer dus vooral niet om alles mee te pennen. Dit is een bekende valkuil. Kies er daarom voor om de hoofdzaken van de bijzaken te scheiden en verlies je niet in gedetailleerde opmerkingen.

Gebruik ik afkortingen of niet?

Wij raden aan om afkortingen alleen te gebruiken voor je eerste notities. Deze besparen je namelijk een hoop schrijftijd, waardoor je beter kunt volgen wat er gezegd wordt. Schrijf de afkortingen bij het uitwerken van de notulen wel weer voluit. De meeste mensen vinden afkortingen namelijk vervelend om te lezen. 

Pro tip: Om tijdens het notuleren nog meer tijd te besparen kan het handig zijn om alleen de initialen van personen te gebruiken. Wederom geldt: schrijf ze later wel uit voor de ontvangers van de notulen. 

Hou het kort

Maar licht zaken wel toe wanneer nodig. Jouw innerlijke schrijver neigt misschien naar mooie prozaïsche volzinnen, maar onthou: de notulen zijn geen potentiële bestsellerroman. Zorg daarom voor een objectieve toon, hou het bij een feitelijke weergave en schrijf zo beknopt mogelijk. Kortom: kort waar het kan, lang waar het moet. 

Schrijf verder actief, want dat vinden mensen prettiger om te lezen. Vermijd dus passieve of lijdende formuleringen als 'een inschatting van de kosten wordt gedaan door Gerrit'. Gebruik liever: 'Gerrit maakt een inschatting van de kosten.'

Varieer ook in zinslengte en noteer belangrijke details als data, aantallen en eventuele uitkomsten van stemmingen (voor, tegen, onthouding van stemmen) duidelijke en herkenbaar. Laat ook helder zien wat er besloten is of wie bepaalde actiepunten op zich neemt. Eventueel kun je dit opvallende kenbaar maken in de layout. Bijvoorbeeld door iets dikgedrukt weer te geven. Ook het expliciet noteren in de trant van: conclusie: Het team heeft besloten om... Of: Actiepunt: Jan vraag voor 20 december offertes op bij drie leveranciers. Maak kortom vatbare en actiegerichte zinnen om de communicatie in je notulen te verhelderen. 

Werk de notulen snel uit

Je hebt alle tips verwerkt en het maken van de notulen was een fluitje van een cent. Steekwoorden, afkortingen en beknopte formuleringen. De zinnen stonden op papier voor je er erg in had. Alleen toen ging je verder met je werk, door naar de sportschool en de volgende dage stond de agenda natuurlijk weer bomvol met andere belangrijke zaken.

Een bekend risico is dat de aantekeningen voor notulen te lang blijven liggen. Maak dus tijd om de notulen uit te werken. Geloof ons. Je wilt echt voorkomen dat je twee weken later je zelf bedachte afkortingen en de op het moment van schrijven, superhandige steekwoorden niet meer begrijpt. Leg dat je baas maar eens uit! 

Lees tot slot alles nog eens goed door. Er sluipen altijd schrijffoutjes in en het kan nodig zijn om zinnen net iets soepeler te formuleren. Wat iemand letterlijk zegt, kan op schrift in de praktijk onduidelijk zijn of warrig overkomen. 

Notulen kennen vaste onderdelen

Handig! Op internet zijn talloze voorbeelden te vinden van hoe je notulen kunt opbouwen. Ook zijn er veel vaste onderdelen die je altijd kunt noteren. Denk aan de datum en de plaats, de aanwezigen, afwezigen en concrete onderwerpen of actiepunten. Ook de agenda mag in de notulen niet ontbreken.

Een vergadering op het programma?

Denk dan eens aan een toffe externe locatie. Bij Bar Beton bieden we geschikte ruimtes op verschillende goed bereikbare locaties in Utrecht. En voor de notulen zorgen wij indien gewenst voor een fijne pen en kladblok! 

Interesse? Bel ons op 085 - 888 22 11 en we lichten je graag de opties toe.